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加強城市重點建設工程竣工檔案收集歸檔工作

作者:劉蔓

來源:四川檔案

2016-09-02 星期五

????四川省內江市緊緊圍繞優化城鎮化布局和形態,加大基礎設施、公建配套設施建設,積極推進安居工程,加快道路管網建設,大量重點建設工程隨之而起。城市重點建設工程竣工檔案是建設工程中的重要組成部分,竣工檔案與建設工程質量更是相輔相成,如何加強城市重點建設工程竣工檔案的收集與管理,更好地提高建設工程的管理水平,是城建檔案工作面臨的新挑戰。

????實際工作中,城市重點建設工程竣工檔案的收集和管理是我們的一個難題,其中出現的問題也不少。通過對部分重點建設項目建設全過程的跟蹤調研,我們發現了問題所在,并結合實際情況,提出了具體有效的管理措施,以保證城市重點建設工程竣工檔案真正在城市規劃、建設、管理工作中體現重要的歷史和社會價值。

????一、城市重點建設工程竣工檔案接收歸檔中存在的問題

????(一)對城市重點建設工程竣工檔案認識不足。在工程建設過程中,五方責任主體普遍存在“重建輕檔”思想,對城建檔案法律、法規缺乏較高認識,意識不到工程檔案與工程質量的重要關系,因而未健全相應的工程檔案管理體制。

????(二)城市重點建設工程竣工檔案管理滯后。城市重點建設工程大部分是帶有政府目標考核性質或關系重大民生的建設工程,工程建設周期緊,建設單位在建設任務重的情況下,基本上是先進入建設程序,相應的工程檔案管理體制并未同時建立,沒有設置專門部門或專人負責建設過程中工程檔案的收集,工程建設與檔案記錄嚴重不同步,也未與城建檔案管理部門及時對接,城建檔案管理部門也不能及時跟進工程檔案的監督指導。

????(三)城市重點建設工程竣工檔案質量問題。客觀地講,重點建設工程規模較大,分部分項多,產生檔案的部門多,且內容復雜。由于建設單位不重視檔案的歸檔整理,沒有安排專人來負責協調配合,容易造成檔案零散,簽證手續不全,檔案記錄不同步等問題,更談不上集中整理歸檔;同時,在建設過程中由于缺乏城建檔案部門的專業指導和監督,勢必造成竣工后整個工程檔案不完整、系統,技術檔案和施工管理資料不能真實、準確地反映項目建設管理過程。

????(四)不能及時移交城建檔案管理部門。一方面,由于項目建設單位未將項目檔案工作納入項目建設管理程序,在建設過程中城建檔案管理部門無法進行跟蹤管理,及時進行監督指導,竣工綜合驗收前,建設單位也未按照《城市建設檔案管理規定》提請城建檔案管理部門對項目檔案進行專項預驗收,直到后期移交時,才暴露出歸檔質量問題,如工程檔案缺項多,原件遺失,簽章不完善等,不符合檔案移交報送要求,建設單位不得不又花費大量時間重新補齊完善各項手續,人為延遲了工程檔案的移交周期;另一方面,重點工程項目不少是政府投資性項目,工程竣工后必須進行決算審計,出審計報告需要一段時間,如果待完善審計報告后再移交工程檔案,時間周期又被拖延。

????二、強化城市重點建設工程竣工檔案收集歸檔措施

????為加強城市重點建設工程竣工檔案收集歸檔工作,有效促進工程竣工檔案及時完整地移交城建檔案管理部門,應從以下幾個環節強化管理措施。

????(一)將檔案工作納入項目建設管理程序。按照《四川省城鄉建設檔案管理規定》第九條規定,并借鑒省內各地城建檔案館對重點建設項目竣工檔案歸檔管理的經驗,項目建設單位應在辦理施工許可時,到城建檔案部門備案,簽訂《建設工程竣工檔案移交責任書》,明確檔案移交范圍、要求、時間及責任,并負責收集匯總整理和移交項目建設工程檔案。此項措施,有利于城建檔案管理部門提早介入,全面了解項目建設內容,提出有針對性的指導意見。

????(二)建立健全檔案管理體制。督促建設單位建立項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制,保證工程檔案與工程建設實行同步管理。建設單位應安排專人負責,將各部門產生的檔案資料及時歸檔;落實建設工程的資料員,資料員應是專業人員,定人定崗,且持證上崗。建設單位的檔案管理部門要及時與城建檔案部門對接,便于城建檔案部門在工程建設過程中對工程檔案質量的監督指導。

????(三)城建檔案部門應加強跟蹤和監督指導。城建檔案部門要主動介入建設工程檔案管理的跟蹤和監督指導,通過宣傳城建檔案管理的法律法規和典型事例,強化建設工程各部門對工程檔案的重視,督促建設單位落實項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制,監督工程建設與工程檔案記錄的同步到位,對工程檔案的收集和質量問題提出有針對性的指導意見,確保檔案收集齊全、完整、準確、系統,歸檔質量符合規范要求。

????(四)規范重點建設工程檔案歸檔內容和質量。為提高城市重點建設工程竣工檔案進館質量,我們不僅按照《建設工程竣工文件歸檔內容及質量要求》的規范指導工程檔案的收集,而且重點針對政府投資建設工程,專門制定了《政府投資建設工程項目竣工文件歸檔內容及質量要求》《政府投資建設市政道路工程竣工文件歸檔內容及質量要求》,用以指導建設單位提高檔案收集歸檔效率,確保后期移交進館檔案質量。

????為配合工程質量和安全監督站《工程質量治理兩年行動方案》,落實工程建設五方主體項目負責人質量終身責任制管理,對城市重點建設工程特別要求建設單位將建立的五方主體項目負責人質量終身責任信息檔案原件移交城建檔案管理部門統一保存,作為建設工程質量控制和考證的重要依據。

????(五)加強城市建設工程竣工檔案的驗收管理。按照《城市建設檔案管理規定》《內江市城市建設檔案管理實施細則》,要求建設單位在組織工程竣工綜合驗收前,必須向城建檔案館申請進行工程竣工檔案專項預驗收,通過預驗收提前反映竣工檔案的質量問題,提早整改完善。預驗收合格后,由城建檔案管理部門出具《工程檔案預驗收意見書》。建設單位在取得《工程檔案預驗收意見書》后,方可組織工程竣工驗收。

????(六)嚴格執行檔案移交管理制度。將項目檔案移交納入建設工程備案制管理環節,要求建設單位按規定在工程竣工驗收后六個月內向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。檔案經審查合格后,由城建檔案管理部門出具工程檔案驗收認可文件。建設行政主管部門在工程辦理竣工驗收備案時,須查驗工程檔案驗收認可文件,否則不予以辦理備案手續。對政府投資建設項目,如果只是缺決算審計報告,在建設工程其他檔案均符合進館質量要求的前提下,可讓建設單位先到城建檔案管理部門辦理移交手續,缺的審計報告由建設單位承諾在規定時間內補齊,以免時間上的拖延造成建設工程檔案的散失。通過有效的行政強制措施,確保工程檔案及時完整移交城建檔案管理部門。

????隨著社會經濟的高速發展,城市重點建設工程竣工檔案管理工作的重要性愈加顯現。面對新形勢下對城建檔案工作的新要求,本著對社會負責,對歷史負責的態度,城建檔案管理部門應勇于創新,服務大局,從工程檔案資料的收集到移交,主動加強監管,切實建立一整套規范化管理制度,確保城市重大建設工程竣工檔案質量,確保建設工程質量,為推進新型城鎮化建設服務。

 
 
責任編輯:張雪
 
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